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O objetivo desta Norma é orientar os procedimentos de Gestão Contratual.

= 2          Referências =

Norma de Gestão Contratual - NGL-03-11-003 REVISÃO 2

Lei nº 8.666/93

Instrução Normativa nº 2/2008 MPOG

= 3          Área de Aplicação =

Esta Norma aplica-se à VALEC em todas as suas Unidades Organizacionais, incluindo os Escritórios Regionais.

= 4          Definições =

Para os fins desta Norma, aplicam-se as seguintes definições:

4.1       Administração Pública: administração direta e indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, abrangendo inclusive as entidades com personalidade jurídica de direito privado sob o controle do poder público e das fundações por ele instituídas ou mantidas.

4.2       administração: órgão, entidade ou Unidade administrativa pela qual a Administração Pública opera e atua concretamente.

'''4.3       adimplemento do contrato: '''cumprimento das obrigações ajustadas pelas partes Contratantes.

4.4       alienação: é toda transferência de domínio de bens a terceiros.

4.5       apostilamento: anotação ou registro administrativo, que pode ser realizado no verso do próprio termo de Contrato ou por termo juntado aos autos do processo administrativo respectivo.

4.6       Anotação de Responsabilidade Técnica - ART: todo Contrato escrito ou verbal para a execução de obras ou prestação de quaisquer serviços profissionais referentes à Engenharia, a Arquitetura e a Agronomia fica sujeito à “ART” no Conselho Regional, em cuja jurisdição for exercida a respectiva atividade. Exige-se ART complementar para a prorrogação, o aditamento, a modificação de objetivo ou qualquer outra alteração contratual que envolva obras ou prestação de serviços de Engenharia, Arquitetura e Agronomia e será vinculada à ART original. Sua finalidade é definir, para os efeitos legais, os responsáveis técnicos pela execução de obras ou prestação de quaisquer serviços de Engenharia, Arquitetura e Agronomia. Quando o Contrato englobar atividades diversas no campo da Engenharia, da Arquitetura e da Agronomia e no caso de coautoria ou corresponsabilidade, a ART deverá ser desdobrada em tantos formulários quantos forem os profissionais envolvidos na obra ou serviço. A substituição, a qualquer tempo, de um ou mais responsáveis técnicos pelas obras ou serviços previstos no Contrato, obrigará a nova ART vinculada à original. Nenhuma obra ou serviço de engenharia poderá ter início sem a competente Anotação de Responsabilidade Técnica, na forma da Resolução nº 425 do CONFEA.

4.7       As built: expressão inglesa que significa “como construído”.

4.8       Aviso de Recebimento-AR: serviço adicional que permite comprovar a entrega do documento ou objeto ao remetente por meio do preenchimento de formulário próprio, físico ou digital.

4.9       compra: toda aquisição remunerada de bens para seu fornecimento de uma só vez ou parceladamente (Lei n° 8.666/93, art. 6º, Inciso III).

4.10     contrato: acordo de vontades que gera direitos e obrigações recíprocas. Os Contratos celebrados pela Administração Pública são considerados Contratos Administrativos, eles são regidos pelo regime de Direito Público e estão presentes as cláusulas exorbitantes.

4.11     contratante: órgão ou entidade signatária do instrumento contratual.

4.12     contratada: pessoa física ou jurídica signatária de Contrato com a Administração Pública.

4.13     contratação direta: realizada sem licitação, ou seja, por dispensa ou inexigibilidade nos casos permitidos em Lei, pela proposta mais vantajosa para a Administração, com observância do principio da impessoalidade.

4.14     convênio: acordo, ajuste ou qualquer outro instrumento que discipline a transferência de recursos financeiros de dotações consignadas no Orçamento Fiscal e de Seguridade Social da União e tenha como partícipe de um lado, órgão ou entidade da Administração Pública Federal, direta ou indireta, e, de outro lado, órgão ou entidade da Administração Pública Estadual, Distrital ou Municipal, direta ou indireta, ou ainda entidades privadas sem fins lucrativos, visando à execução de programas de governo, envolvendo a realização de projeto, atividade, serviço, aquisição de bens ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação. Regulamentado pelo Decreto nº 6.170 de 25 de julho de 2007 e suas alterações.

4.15     demandante: empregado ou Unidade que identifica a necessidade de obra, serviço, equipamento ou material. Descreve e especifica o objeto pretendido e elabora a justificativa da contratação, participando também da elaboração do projeto básico e/ou orçamento.

4.16     Documento de Liberação de Crédito - DLC: documento que constitui parte do processo de pagamento sob a responsabilidade do gestor no qual este consigna as informações bancárias da Contratada e o valor a ser pago, com autorização de sua respectiva diretoria.

4.17     edital: instrumento pelo qual a Administração divulga a abertura do certame, fixa os requisitos para sua participação, define o objeto e as condições básicas do Contrato e chama os particulares a apresentarem propostas. As condições definidas no edital não podem ser alteradas por termo aditivo.

4.18     encerramento de contrato: é a extinção do Contrato em razão da execução completa do seu objeto, do fim de seu prazo de vigência ou de determinação do Poder Público.

4.19     equilíbrio econômico-financeiro do contrato: relação de equivalência firmada entre o encargo definido pela Administração (objeto) e o preço ofertado pelo licitante.

4.20     extrato: resumo do Contrato em que indica o nome das partes, o objeto ou o que mudou no objeto, a data da vigência e o valor.

'''4.21     Ficha de Acompanhamento de Contrato - FAC:''' formulário, preenchido pelo Gestor do Contrato, contendo os dados econômicos principais do Contrato.

4.22     fiscalização: atividade exercida de modo sistemático e contínuo pelo Contratante e seus representantes, objetivando a verificação do fiel cumprimento das disposições contratuais.

4.23     fiscal do Contrato: empregado com conhecimento técnico do assunto, indicado pela Unidade Requisitante dos serviços/produtos e designado por Portaria para ser encarregado do ateste das faturas/notas fiscais e conferência do fornecimento prestado pela Contratada, desde o início até o término da vigência do Contrato, incluindo as obrigações posteriores.

4.24     gestão de contrato: atividade exercida pela Administração com o objetivo de acompanhar e fiscalizar o fiel cumprimento das obrigações assumidas pelas partes de forma a se observar que a execução do Contrato ocorra com qualidade e respeito à legislação vigente.

4.25     gestor de contrato: é o empregado com capacidade gerencial, técnica e operacional relacionada ao objeto de contratação, especialmente nomeado para gerir a plena execução das atividades programadas nos Projetos básicos e Executivos. Realiza o serviço administrativo propriamente dito.

4.26     glosa: é a rejeição de itens da cobrança ou dela como todo.

'''4.27     inexecução ou inadimplência do contrato:''' descumprimento total ou parcial de suas cláusulas e condições ajustadas, devido à ação ou omissão de qualquer das partes Contratantes.

4.28     insumos: materiais e equipamentos utilizados na prestação dos serviços, bem como os benefícios oferecidos aos empregados como: vale transporte, alimentação, seguros de vida e saúde, etc.

4.29     licitação: conjunto de procedimentos prévios à contratação, realizados com observância da isonomia e do rigor formal, visando selecionar, em procedimento público, a proposta mais vantajosa para a Administração.

4.30     livro de ocorrências: registro sistemático dos atos relevantes da execução do Contrato., obrigatório pelo art. 67 da Lei nº 8.666/93, elaborado pelo fiscal de Contrato em livro pautado, com folhas numeradas, termo de abertura e encerramento ou por impressão informatizada.

4.31     medição: apuração dos serviços prestados em determinado período, medidos conforme determinado no Contrato e expressos nos correspondentes valores monetários devidamente comprovados.

4.32     objeto do contrato: descrição objetiva dos produtos e dos serviços contratados.

4.33     obra: toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta (Lei n° 8.666/93, art. 6º, Inciso I).

4.34     orçamento: relação de custos e quantidades especificados no Edital;

4.35     ordem de serviço: é o documento utilizado pela Administração para a solicitação, acompanhamento e controle de tarefas relativas à execução dos Contratos de prestação de serviços, que deverá estabelecer quantidades estimativas, prazos e custos da atividade a ser executada, e possibilitar a verificação da conformidade do serviço executado com o solicitado. ( IN 02/2008 SLTI/MPOG, ANEXO I, XXIII adaptado)

4.36     plano de trabalho: documento aprovado pela autoridade máxima do órgão ou entidade, ou a quem esta delegar, que consigna a necessidade de contratação de serviços, orienta a caracterização do objeto, evidencia as vantagens para a Administração e sua economicidade, no que couber, e define as diretrizes para a elaboração dos projetos básicos e termos de referências conforme o artigo 6º, §3º, na Instrução Normativa nº 02/2008 do MPOG.

4.37     preposto: é o representante da empresa Contratada que conhece os fatos e tem a capacidade de argumentar, defender, esclarecer os assuntos tratados. O preposto deve ser aprovado pela chefia Requisitante para responder pela execução do Contrato.

4.38     projeto: é uma organização de atividades que envolvem pessoas e recursos, com meio e fim, planejada, executada e controlada para alcançar um objetivo, frequentemente relacionada a produtos, processos, serviços, desenvolvidos em etapas contínuas e progressivas.

4.39     projeto básico: é o documento que define todo o conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para caracterizar a obra ou serviço ou complexo de obras ou serviços (Lei n° 8.666/93, art. 6º, Inciso IX).

4.40     projeto executivo: conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequada, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto de da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução (art. 6º, inciso IX da Lei nº 8.666/93).

4.41     recebimento provisório: aceite da obra, serviço, compra ou locação de equipamento, para posterior verificação da conformidade com a especificação do Contrato. Tem por finalidade transferir a guarda do objeto do Contrato.

4.42     recebimento definitivo: aceite daobra, serviço, compra ou locação de equipamento, após posterior verificação da conformidade com a especificação constante do Contrato

'''4.43     reajuste de índice financeiro: '''aplicação de índice financeiro setorial ou específico previsto no edital e no Contrato.

4.44     repactuação: ato de promover uma reavaliação da relação entre os encargos do Contrato e a remuneração do serviço prestado com a finalidade de promover o seu reequilíbrio econômico-financeiro.

4.45     sanções administrativas: penalizações passíveis de aplicação ao Contratante, amparadas na Lei 8.666/93.

4.46     seguro garantia: garantia financeira exigida pela Administração ao Contratado no ato de assinatura do Contrato.

4.47     serviço: é toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais (Lei nº 8.666/93, art. 6º, II).

4.48     serviços contínuos ou continuados: serviços essenciais cuja interrupção possa comprometer a continuidade das atividades da empresa e cuja necessidade de contratação deva estender-se por mais de um exercício financeiro e continuamente, tais como: vigilância, limpeza e conservação, manutenção predial.

4.49     SICAF: Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores o qual se constitui de registro cadastral do Poder Executivo Federal, regulado pelo Decreto n° 3.722, de 9 de janeiro de 2001.

4.50     termo aditivo: documento utilizado para formalizar alterações do Contrato, em especial, a supressão ou acréscimo do objeto ou do prazo de vigência.

4.51     termo circunstanciado: texto com registro minucioso de um fato.

4.52     termo de recebimento: documento emitido no momento do recebimento da obra, serviço, objeto da compra ou da locação. Pode ser provisório ou definitivo.

4.53     termo de referência: documento que fornece os parâmetros técnicos para a licitação e execução do Contrato. Deve conter elementos capazes de propiciar:

a)                avaliação do custo pela Administração diante de orçamento detalhado;

b)                definição de métodos;

c)                 estratégia de suprimento;

d)                valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado;

e)         cronograma físico-financeiro, se for o caso;

f)         critério de aceitação do objeto;

g)         deveres do contratado e do Contratante;

h)         procedimentos de fiscalização e gerenciamento do Contrato; e

i)          prazo para execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva.

4.54     termo de encerramento: documento que formaliza o encerramento do Contrato.

4.55     Unidade Requisitante: Unidade organizacional solicitante, usuária e/ou responsável pelos serviços, produtos descritos no objeto da contratação. O gestor e o fiscal de Contrato devem reportar a execução dos Contratos à Unidade Requisitante e devem acatar as suas orientações, com o objetivo de otimizar os objetivos contratuais.

4.56     vigência do contrato: período em que os Contratos firmados produzem direitos e obrigações para as partes Contratantes.

= 5          Das Diretrizes =

5.1       Para todo Contrato firmado pela VALEC será designado Fiscal e Gestor para realizar o seu acompanhamento.

5.2       A escolha do Gestor e do Fiscal será feita pela Unidade Requisitante que submeterá o nome à apreciação do respectivo Diretor.

5.2.1    A nomeação do Fiscal e do Gestor do Contrato se dará por meio de portaria editada pelo Diretor-Presidente da VALEC ou por autoridade delegada por ele.

5.2.2    Na mesma portaria será designado o substituto do Fiscal e o substituto do Gestor que, automaticamente assumirão o acompanhamento do Contrato em suas férias, ausências e impedimentos legais.

5.2.2.1 Caso a ausência citada no item acima for de caráter permanente ou superar a 30 dias, deverá ser nomeado novo substituto, ficando o anterior como titular.

5.2.2.2 A substituição deverá ser registrada, marcando o início e o término de sua efetiva realização, devendo ser guardada cópia desse registro no processo.

5.2.3    Dentre os empregados com perfil assumir a Gestão ou Fiscalização do Contrato, a Unidade Requisitante dará preferência aos empregados concursados.

5.3       O cargo de Gestor e de Fiscal de Contratos será assumido somente por empregado da VALEC, efetivo ou comissionado, do quadro próprio ou dos quadros das extintas Rede Ferroviária Federal S.A - RFFSA e Grupo Executivo de Integração da Política de Transportes - GEIPOT.

5.3.1    O empregado designado para assumir os cargos citados no item acima, deverá possuir conhecimento prévio do objeto do Contrato e, de preferência, formação específica na matéria.

5.4       É permitida a nomeação de Unidade para realização da Gestão Contratual.

5.5       Poderá ser nomeado mais de 1 (um) Fiscal para acompanhar o Contrato.

5.6       A VALEC, caso haja necessidade, poderá instituir Comissão de Fiscais ou de Gestores e tantos suplentes quanto se fizerem necessários para realizar o acompanhamento do Contrato, devendo constar no ato de nomeação quais empregados serão o Presidente e o Vice-Presidente.

5.7       O chefe da Unidade Requisitante, responderá como Fiscal e Gestor de Contrato nos períodos em que não houver empregado respondendo por estas funções.

5.8       Sempre que o Gestor ou o Fiscal necessitar se ausentar, deverá informar aos respectivos substitutos e a chefia da Unidade Requisitante, por escrito, o período e o motivo da ausência.

5.9       É permitida a contratação de terceiros para assistir e subsidiar o Gestor e/ou o Fiscal contratual, no desempenho de suas obrigações, observando os seguintes critérios:

a)                O suporte será concedido apenas para casos em que o objeto do Contrato possua nível de complexidade que exija assistência especializada e não puder ser realizada por empregados da VALEC, em razão de sua singularidade.

b)                A contratação deverá ser precedida de autorização justificada do Diretor da Unidade Requisitante.

5.9.1    Deve ser observada a existência de possível conflito de interesse entre o terceiro e a Contratada na hora da escolha da empresa que realizará o serviço citado no item acima.

5.10     O Gerente, o Superintendente/Chefe de Assessoria, o Coordenador de Contratos e o Diretor da Unidade Requisitante respondem solidariamente com o Gestor e/ou Fiscal pelas irregularidades durante a execução do Contrato no limite de suas responsabilidades.

5.11     O Coordenador de Gestão de Contratos fornecerá ao Gestor e ao Fiscal do Contrato, quando da nomeação, cópia integral do Edital do Contrato, onde não poderá faltar o Termo de Referência, a Proposta da Contratada e o Contrato assinado, bem como cópia desta norma e das legislações correlatas.

5.12     A VALEC promoverá permanente capacitação e aprimoramento dos Fiscais, Gestores e do Coordenador de Gestão de Contratos, visando a formação de um corpo permanente de empregados para o exercício dessas atribuições.

5.13     É vedado a nomeação de um mesmo empregado para gestão ou fiscalização de mais de 3 Contratos simultaneamente.

= 6          Do Fiscal de Contrato =

6.1       O Fiscal realiza o acompanhamento da execução do Contrato de forma pontual, verificando a qualidade do produto entregue e do serviço realizado, bem como se atende ao estabelecido no objeto do Contrato.

6.2       O mandato de Fiscal perdurará por toda a vigência do Contrato ou até que seja emitida outra portaria designando novo Fiscal ou enquanto persistirem pendências quanto ao Contrato.

6.3       O Fiscal deve possuir comprovada experiência ou formação em área que domine a matéria objeto do Contrato.

'''São obrigações do Fiscal:'''

6.4       Ser probo, reto, leal, justo e eficiente, optando sempre pelo que for mais favorável à VALEC e ao bem estar social.

6.5       Conhecer o inteiro teor do Edital do Contrato que fiscalizará, incluindo a proposta da empresa Contratada, o Termo de Referência e o Contrato, bem como o teor da Lei 8.666/93 e desta Norma.

6.6       Manter em pasta própria a cópia do Contrato, do Edital e seus anexos e da proposta da Contratada.

6.7       Acompanhar com zelo e atenção a execução do objeto do Contrato, garantindo-a com qualidade e em acordo com o convencionado.

6.8        Recusar no todo ou em parte produtos e/ou serviços de baixa qualidade ou em discordância com o objeto do Contrato.

6.8.1    A recusa de que trata o item acima não independe de autorização prévia ou ratificação posterior de autoridade superior.

6.9       Informar ao Gestor do Contrato acerca dos serviços e produtos entregues fora dos padrões de qualidade ou do objeto do Contrato, que não foram devidamente reparados, para que efetue a glosa.

6.10     Informar ao Gestor do Contrato todas as faltas, infrações e os indícios de irregularidades por parte da Contratada que vier a ter conhecimento.

6.10.1 No caso de já ter sido comunicado ao Gestor e o mesmo não ter tomado as devidas providências a respeito da infração ou havendo suspeita de seu envolvimento, o Fiscal deverá comunicar a irregularidade, por escrito, à chefia imediata ou a um dos Diretores.

6.11     Realizar o ateste das medições, fazendo os apontamentos para glosa, caso haja.

6.12     Participar dos treinamentos oferecidos pela VALEC que versem sobre matéria relativa ao objeto do Contrato.

6.13     Impedir a execução de serviços ou entrega de produtos que não foram contratados, fora do prazo de vigência do Contrato ou sem saldo contratual para pagamento.

6.13.1  Informar imediatamente à chefia da Unidade Requisitante situações que impeçam ou dificultem seu desempenho como Fiscal.

6.14     Atentar para os indicadores e metas, exigindo a execução do Contrato no prazo e forma estabelecidos.

6.15     Anotar no Livro de Ocorrências todos os eventos havidos durante a execução do Contrato.

6.15.1  O Fiscal, após registrar a ocorrência no livro, deverá encaminhar cópia à Contrata, bem como juntar outra ao processo.

6.15.2  O Livro de Ocorrências citado no item 6.15 poderá ser em formato eletrônico.

6.16     Manter relacionamento adequado e cortês com o preposto da Contratada.

6.17     Realizar o recebimento provisório.

6.18     Demais obrigações demandadas pela chefia da Unidade Requisitante ou por esta Norma.

6.19     O Fiscal responderá penal, civil e administrativamente por sua ação ou omissão em desacordo com a Lei, com as Normas elaboradas pela VALEC e com os Princípios Regentes da Administração Pública.

'''É vedado ao Fiscal:'''

6.20     Estabelecer relação de subordinação com a Contratada.

6.20     Receber, sob qualquer pretexto, presentes da Contratada.

6.21     Aceitar produtos ou serviços de má qualidade ou diferentes do que foram contratados.

6.22     Ordenar serviços ou fornecimentos verbalmente à Contratada ou por meio diverso do estabelecido por esta Norma ou meio diverso do convencionado pela Direção da VALEC.

= 7          Do Gestor de Contrato =

7.1       O Gestor Contratual realiza o acompanhamento administrativo do Contrato.

7.2       O mandato de Gestor perdurará por toda a vigência do Contrato ou até que seja emitida outra portaria designando novo Gestor ou enquanto persistirem pendências quanto ao Contrato.

'''São Obrigações do Gestor:'''

7.3       Ser probo, reto, leal, justo e eficiente, optando sempre pelo que for mais favorável à com Unidade e à empresa.

7.4       Tomar conhecimento do inteiro teor do Edital bem como do Contrato dele decorrente, das especificações técnicas, da Lei 8666/93, desta Norma e outros dados necessários para o acompanhamento das regras que regem a execução do Contrato e que se encontram disponibilizados no processo, bem como nas informações e documentos encaminhados pelo Coordenador de Gestão de Contratos.

7.5       Manter em pasta própria a cópia do Contrato, do Edital e seus anexos e da proposta da Contratada.

7.6       Acompanhar com zelo e atenção a execução do Contrato, garantindo-a conforme o cronograma econômico-financeiro.

7.7       Realizar todas as glosas que o Fiscal justificadamente apresentar.

7.8       Manter relacionamento adequado e cortês com o preposto da Contratada.

7.9       Encaminhar cópia da Ficha de Acompanhamento Contratual - FAC (ANEXO VIII) atualizada até o dia 02 de cada mês ao Coordenador de Gestão de Contratos e ao chefe da Unidade Requisitante.

 

7.10     Assinar a medição atestada pelo Fiscal e encaminhá-la, juntamente com o Documento de Liberação de Credito - DLC, à autoridade competente para autorizar o pagamento.

7.11     Suspender a execução do Contrato quando houver esgotamento do saldo contratual ou findar o prazo de vigência.

7.12     Proceder à solicitação de empenho contratual e reforço de empenho quando necessário.

7.13     Requerer a prorrogação do Contrato e o aditivo de seu objeto, sendo vedado alterar o objeto do Contrato.

7.13.1  A alteração contratual citada no item acima é limitada a 25% de seu valor original reajustado.

7.13.2 É possível a supressão do Contrato em quantia superior a 25% de seu valor original reajustado desde que expressamente acordado com a Contratada.

7.13.3 Em nenhuma hipótese será possível elevar o valor do Contrato em quantia superior a 25% de seu valor reajustado.

7.13.4 Para realização de serviços ou aquisição de produtos que exijam acréscimos superiores ao limite estipulado no item anterior, a VALEC deverá realizar nova Licitação.

7.14      Manter em arquivo, de fácil acesso, preferencialmente em meio eletrônico, todos os documentos que deram origem as informações presentes na FAC.

7.15     Atentar para o cumprimento das condições financeiras estipuladas no Contrato, examinando os cálculos do reajustamento de preço, prazo e regularidade dos pagamentos.

7.16     Elaborar os boletins de medição (se necessário com auxílio de terceiros, supervisora/gerenciadora), confrontando com os documentos da cobrança.

7.17     Encaminhar por escrito ao chefe da Unidade Requisitante e/ou respectivo Diretor as eventuais irregularidades levantadas pelo Fiscal e pelos que atuam diretamente na supervisão dos serviços contratados, quando for o caso, para ciência e, se necessário, determinações de aplicação de Sanção.

7.18     Proceder a abertura de Processo específico para a execução do Contrato.

7.19     Manter cópia eletrônica em pasta própria de todas as comunicações com a Contratada, bem como com qualquer terceiro envolvido na execução do Contrato, incluindo as correspondências eletrônicas.

7.20     Acompanhar a garantia contratual, zelando para que permaneça vigente e integral durante toda a execução do Contrato.

7.20.1  O Gestor deverá notificar a Contrata para que complemente a garantia toda vez que ocorrer sua redução.

7.21     Requerer da Contratada que mantenha atualizado os seus dados cadastrais, principalmente o endereço da sede e os telefones para contato.

7.22     Demais obrigações demandadas pela chefia da Unidade Requisitante, por esta Norma ou por Lei.

Nota: Periodicamente, o Gestor Contratual, deverá solicitar, ao setor de protocolo, o número do último volume do processo, a fim de verificar se foi incluído, sem conhecimento prévio, algum documento, mantendo-se assim atualizado quanto às ocorrências.

7.23     É vedado ao Gestor:

7.23.1  Estabelecer relação de subordinação com a Contratada.

7.23.2   Receber, sob qualquer pretexto, presentes da Contratada.

7.23.3  Ordenar, pagar, consentir no fazimento ou entrega de bens ou serviços fora do objeto contratual ou fora do prazo de vigência do Contrato.

7.23.4  Deixar de efetuar a glosa dos valores indevidos.

7.23.5  Deixar de aplicar as sanções devidas.

7.23.6  Permitir a execução de Contrato cujo saldo contratual esteja esgotado ou sem empenho prévio.

7.23.7  Ordenar serviços ou fornecimentos verbalmente à Contratada ou por meio diverso do estabelecido por esta Norma ou meio diverso do convencionado pela Direção da VALEC.

7.24     O Gestor deverá relatar, por escrito, ao chefe da Unidade Requisitante todos os problemas encontrados na execução do Contrato, propondo providências cabíveis para o seu bom andamento.

7.25     O Gestor responderá penal, civil e administrativamente por sua ação ou omissão em desacordo com a Lei, com as Normas elaboradas pela VALEC e com os Princípios Regentes da Administração Pública.

= 8          Coordenador De Gestão De Contratos =

8.1       A coordenação da gestão dos Contratos celebrados pela VALEC é feita pelo Gerente de Convênios e Contratos- GECOC.

8.2       Compete ao Coordenador de Gestão de Contratos:

a)                Prestar suporte aos Gestores Contratuais.

b)                Redigir os Contratos, os Termos Aditivos, os Termos de Apostilamento, os Termos de Reconhecimento de Dívida e os Termos de Encerramento.

c)                 Conceder aos Gestores cópia da portaria de nomeação, em meio eletrônico, todos os documentos adaptados com as informações relativas ao Contrato e todos os documentos indispensáveis para o desempenho da Gestão, tais como: Cópia do Contrato e seus respectivos Termos Aditivos, Ordem de Serviço, Ordem Bancária, etc.

d)                Conferir as informações prestadas pelo Gestor contratual, inclusive os dados constantes das Fichas de Acompanhamento Contratual - FAC, exigindo todas as correções que entender necessárias.

e)                 Encaminhar, até o dia 10 do mês, todas as FAC´s, devidamente corrigidas quando for o caso, à Auditoria Interna - AUDIN.

f)                  Esclarecer todas as dúvidas encaminhadas pelos Gestores e Fiscais, mantendo registros disponíveis com todas as respostas para consulta.

g)         Providenciar, a pedido do Gestor ou Fiscal, informações e pareceres às áreas competentes da VALEC de modo a orientar a regular execução do Contrato.

8.3       O Coordenador de Gestão de Contratos poderá realizar a verificação citada no item 8.2, “d”, por amostragem, devendo examinar o maior número de Contratos possível, sendo obrigatório o exame mensal mínimo de 80% dos Contratos sob sua responsabilidade.

8.3.1    Todos os Contratos deverão estar verificados a cada trimestre.

8.4       Todas as trocas de informações entre o Gestor e Coordenador serão feitas oficialmente devendo ser registradas.

= 9          Do Cronograma Econômico Financeiro =

9.1       O Gestor deve garantir a execução do Contrato conforme previsto no cronograma físico-financeiro.

9.1.1    O Gestoraplicará as sanções previstas no Contrato para execuções diversas do programado que não atendam aos interesses da VALEC.

9.1.2    Caso o Contrato seja omisso quanto às sanções, o Gestor aplicará as previstas na Lei.

9.2       O cronograma econômico financeiro, desde que devidamente justificado, poderá ser alterado, por proposta da VALEC ou da Contratada, atendendo aos critérios de conveniência e necessidade.

9.3       Em caso de alteração do cronograma econômico financeiro, o Gestor deverá:

a)         emitir o cronograma atualizado;

b)         atualizar informação na FAC;

c)         inserir o cronograma atualizado no processo; e

d)         enviar cópia ao Coordenador.

9.3.1 Por se tratar de procedimento passível de Normatização ulterior por parte dos órgãos superiores poderá o roteiro acima ser alterado para atender às especificidades singulares do Contrato.

9.3.2 Quando houver alteração do cronograma, o gestor deverá relatar, no processo, os motivos que geraram a alteração.

9.4 Se na execução dos serviços for constatado que as despesas ocorreram diferentemente do previsto, o Gestor emitirá uma NOTA DE ALTERAÇÃO (ANEXO III), justificando a alteração.

9.5 Caso a execução dos serviços ocorra conforme a previsão de despesas, o Gestor de Contrato emitirá um novo Cronograma e uma nova OS, que receberá um numero sequencial, obedecendo aos tramites transcritos no item 9.3, para que possa submetê-la a aprovação.

9.5.1 Cabe assinalar que tais documentos somente serão emitidos quando previstos no Contrato. Os procedimentos de emissão deverão iniciar quando do penúltimo pagamento ou 30 dias antes do final do prazo previsto, afim de que não se realizem serviços sem cobertura.

= 10        Da Ordem de Serviço =

10.1     A Ordem de Serviço - OS deverá ser emitida para dar início à execução dos Contratos que, em suas cláusulas, tenham estabelecido o seu uso.

10.2     A OS deverá prever as quantidades estimadas, prazos e custos do serviço a ser executado.

10.3     O Gestor deverá obedecer à seguinte ordem para emissão da OS:

a)         preencher os Formulários Cronograma Econômico Financeiro (ANEXO II) e Ordem de Serviço ('''ANEXO IV''');

b)         encaminhar, através de memorando, a OS e o Cronograma ao Diretor da Unidade e ao Diretor Administrativo Financeiro para aprovação;

c)         submeter a OS e o Cronograma ao Superintendente Financeiro para apor assinatura;

d)         submeter a OS e o Cronograma ao Diretor Presidente para assinatura;

e)         colher a assinatura da Contratada na OS; e

f)         inserir no processo a OS e o Cronograma;

10.4     Por se tratar de procedimento passível de Normatização ulterior por parte dos órgãos superiores poderá o roteiro acima ser alterado para atender às especificidades singulares do Contrato.

= 11        Da Ordem de Fornecimento =

11.1     A Ordem de Fornecimento - OF deverá ser emitida para dar início à entrega da coisa adquirida.

11.1.1  Será utilizada a OF nos Contratos que, em suas cláusulas, tenham estabelecido o seu uso.

11.2     A OF deverá prever as quantidades estimadas, prazos e valores da coisa que será entregue.

11.3     O Gestor de Contratos deverá obedecer aos seguintes tramites para emissão da OF:

a)         preencher os Formulários Cronograma Econômico Financeiro (ANEXO II) e Ordem de Fornecimento (ANEXO VI);

b)         encaminhar, através de memorando, a OF e o cronograma ao Diretor da Unidade e ao Diretor Administrativo Financeiro para aprovação;

c)         submeter a OF e o Cronograma ao Superintendente Financeiro para apor assinatura.

d)         submeter a OF e o Cronograma ao Diretor Presidente para assinatura;

e)         colher a assinatura da Contratada na OF; e

f)         inserir no processo a OF e o cronograma;

11.4     Por se tratar de procedimento passível de Normatização ulterior por parte dos órgãos superiores poderá o roteiro acima ser alterado para atender às especificidades singulares do Contrato.

= 12        Do Empenho =

12.1     É obrigatório o empenho prévio dos recursos necessários para cobrir as despesas contratuais no respectivo exercício financeiro, sendo vedada a execução de serviço ou aquisição de bem sem prévio empenho.

 

12.2     O valor solicitado para o empenho não poderá exceder o valor do Contrato, ainda que se tenha certeza de sua prorrogação.

12.3     Havendo esgotamento do saldo contratual, o Gestor deverá suspender a execução do Contrato até o saldo ser reforçado.

12.4     Caso o Gestor verifique que o saldo contratual será insuficiente para cobrir as despesas, deverá requerer o reforço do empenho.

= 13        Dos Processos de Pagamento =

13.1     O Gestor deverá instruir o processo para pagamento, obedecendo a periodicidade e a forma determinada no Contrato.

13.2     O processo para pagamento deverá obedecer a seguinte ordem:

a)         o Fiscal recebe a medição da Contatada;

b)         o Fiscal atesta a medição, apontando os valores que deverão ser glosados, caso hajam;

c)         o Fiscal elabora o Boletim de Medição e a Memória de Cálculo;

d)         o Fiscal encaminha toda a documentação para o Gestor do Contrato;

e)         caso as certidões estejam corretas, o Gestor encaminha documentação ao Protocolo para abertura de processo;

f)         o Gestor submete o processo à chefia da Unidade e ao Diretor para a confecção da Carta de Autorização de Faturamento (numerada pelo Sistema de Numeração de Documentos - SINUDO);

g)         o Gestor devolve o processo para o Fiscal contendo a Carta assinada pelo Diretor;

h)         o Fiscal apresenta a carta para a Contratada para a emissão da Nota Fiscal;

i)          o Fiscal devolve o processo para o Gestor contendo as Notas Fiscais emitidas pela Contratada;

j)         o Gestor elabora o Documento de Liberação de Crédito - DLC e encaminha o processo para o Diretor da Unidade para que o envie para pagamento.

13.3     Por se tratar de procedimento passível de Normatização ulterior por órgãos superiores poderá o roteiro acima ser alterado para atender às especificidades singulares do Contrato.

13.4     Caso o Fiscal discorde dos valores apresentados na medição, deverá notificar a Contratada para que proceda a retificação.

13.4.1  Se a medição permanecer incorreta deverá o Fiscal apontar os valores indevidos e solicitar ao Gestor que proceda a glosa.

13.5     As certidões emitidas pelo Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF deverão, obrigatoriamente, ser apresentadas a cada medição.

13.5.1  Nos Contratos que utilizem mão de obra, além das certidões citadas, deverão ser apresentas as Guias de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - GFIP-SEFIP e a Relação de Empregados constantes da proposta da Contratada.

'''13.5.2  Não serão pagas medições que apresentem certidões vencidas, faltantes ou que declarem irregularidades por parte da Contratada.'''

13.5.3  O Gestor suspenderá o processo de pagamento até que a Contratada regularize as pendências citadas no item acima.

 

= 14        Dos Contratos que Geram Receita =

14.1     São Contratos que geram receita aqueles que contenham cláusulas estabelecendo remuneração pecuniária para a VALEC.

14.2     Será nomeado o Fiscal e o Gestor para a realização do acompanhamento dessas espécies de Contrato que terão as mesmas atribuições, obrigações e responsabilidades, no que couber, dos demais Gestores e Fiscais de Contrato.

14.3     Compete ao Fiscal, além das obrigações citadas por esta norma:

a)         Acompanhar o andamento das obras previstas no Contrato, comparando com os cronogramas estipulados.

b)         Realizar o acompanhamento da operação, conforme estabelecido no Contrato.

c)         Verificar as condições da ferrovia, notificando aos Órgãos Reguladores as deficiências encontradas.

d)         Exigir o cumprimento integral do Contrato por parte da Contratada.

14.4     Caberá ao Gestor de Contrato, além das obrigações já definidas nesta norma:

a)         Receber o comprovante de quitação da Contratada a cada pagamento, de acordo com a periodicidade estabelecida no Contrato.

b)         Exigir, anualmente, da Contratada os documentos exigidos na fase habilitatória da licitação, afim de confirmar se a Contratada permanece em condições de executar o Contrato.

c)         Exigir os extratos mensais de rendimentos das contas bancárias onde foi depositada a caução.

d)         Solicitar à Superintendência Financeira, o cálculo atualizado das parcelas que estiverem em atraso e Notificar a empresa desses valores por meio de AR.

e)         Propor a aplicação de penalidades contratuais.

f)         Exigir, mensalmente, as planilhas de produção, comparando com os dados fornecidos pelos órgãos de regulação afim de auferir sua veracidade.

g)         Encaminhar à Superintendência Financeira - SUFIN cópia das quitações encaminhadas pela Contratada.

h)         Exigir o pagamento das prestações, bem como realizar as cobranças para o caso de inadimplemento.

14.4.1  Os extratos a que se refere o subitem “c” somente serão exigidos se o Contrato estabelecer e a Contratada optar por oferecer caução em depósito bancário.

14.4.2  A falta do envio das cópias citadas na letra “g” do item 14.4 não exime a SUFIN da obrigação de proceder ao pagamento dos tributos devidos.

= 15        Da Aplicação de Sanção =

15.1     A VALEC poderá, garantida a prévia defesa, aplicar ao contratado as seguintes sanções:

a)         advertência;

b)         multa, na forma prevista no instrumento convocatório ou no Contrato;

c)         suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração, por prazo não superior a 2 (dois) anos;

d)         declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que o contratado ressarcir a Administração pelos prejuízos resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada com base no inciso anterior.

15.1.1 As sanções previstas nas letras “a”, “c” e “d” do item acima poderão ser aplicadas juntamente com a sanção de multa.

15.1.2 A reabilitação pode ser requerida após 2 (dois) anos da aplicação da sanção de declaração de inidoneidade.

15.2     As sanções definidas nas letras “c” e “d” do item anterior serão, também, aplicadas às empresas ou aos profissionais que:

a)         Tenham sofrido condenação definitiva por praticarem, por meios dolosos, fraude fiscal no recolhimento de quaisquer tributos;

b)         Tenham praticado atos ilícitos visando a frustrar os objetivos da licitação;

c)         Demonstrem não possuir idoneidade para contratar com a Administração em virtude de atos ilícitos praticados.

15.3     O atraso injustificado na execução do Contrato sujeitará a Contratada à multa de mora, na forma prevista no instrumento convocatório ou no Contrato.

15.3.1  A multa citada no item acima não impede que a VALEC rescinda unilateralmente o Contrato e aplique as outras sanções previstas no Contrato, no instrumento convocatório e na Lei.

15.3.2  A multa, aplicada após regular processo administrativo, será descontada da garantia do respectivo Contratado, quando houver.

15.4     Se a multa for de valor superior ao valor da garantia prestada, além da perda desta, a Contratada deverá realizar o pagamento da diferença.

15.5     A diferença e/ou o valor integral da multa caso inexista garantia, poderá ser descontado dos pagamentos eventualmente devidos pela VALEC.

15.6      Caso inexistam pagamentos pendentes e/ou a Contratada apresente recusa em cumprir a multa, o valor será cobrado judicialmente. 

15.7     A Multa aplicada não poderá ser de valor igual ou superior ao valor do Contrato.

15.8     O Gestor deverá juntar à notificação de multa, Guia GRU emitida pela SUFIN para que parte Contratada possa proceder o pagamento.

15.9     O valor da multa deve ser cobrado integralmente, sendo vedado seu parcelamento, salvo se houver acordo dispondo em contrário.

15.10   Todas as sanções, inclusive a multa moratória, deverão ser assinadas pelo Diretor-Presidente.

15.11   O processo de aplicação de sanção deverá obedecer aos princípios do Devido Processo Legal, da Ampla Defesa e do Contraditório. 

15.12   É obrigatória à apuração de todos os indícios de irregularidades e a aplicação de sanção a todos os vícios constatados que forem passíveis de sanção, sendo vedada a discricionariedade do agente nessas situações.

15.13   O Fiscal deverá informar ao Gestor, por escrito, todas as irregularidades ocorridas durante a execução do Contrato.

15.13.1            Se, após a denúncia, o Gestor não tomar nenhuma medida ou caso o Fiscal desconfie de seu envolvimento, o Fiscal deverá encaminhar a denúncia, por escrito, à chefia da Unidade Requisitante ou a qualquer Diretor.

15.14.2            A denúncia do Fiscal o exime de responsabilização por irregularidades que não teve culpa, porém o seu silêncio presumirá seu envolvimento.

15.15   O Gestor deverá juntar todos os documentos que comprovem os indícios de irregularidades e submetê-los a apreciação da chefia da Unidade Requisitante.

15.16   Caso o chefe da Unidade Requisitante perceba que houve irregularidade passível de sanção de acordo com o Contrato, o instrumento convocatório ou a Lei, deverá solicitar que o Gestor notifique, por meio de AR, a Contratada para que se manifeste no prazo de 5 (cinco) dias úteis a contar da data de recebimento da correspondência.

15.16.1            Em razão da complexidade da informação que a Contratada deverá prestar o prazo citado no item acima poderá ser dilatado, não podendo exceder, em nenhuma hipótese, a 30 (trinta) dias corridos.

15.17   Caso a Contratada repare a irregularidade no prazo que tiver para manifestação, então se encerrará o processo, salvo se a Lei, o Contrato ou o instrumento convocatório disponha em contrário.

15.18   O Gestor submeterá a resposta da Contratada citada no item 15.7, juntamente com uma Nota Técnica se manifestando sobre o caso, à chefia da Unidade Requisitante para sua apreciação.

15.19   O chefe da Unidade Requisitante, caso entenda pelo cabimento da aplicação das sanções de advertência ou de multa, deverá solicitar que o Gestor notifique a Contratada da decisão e encaminhar o processo ao Diretor-Presidente para que publique o ato.

15.20   Caso o Chefe da Unidade Requisitante entenda que a sanção cabida for a de suspensão para licitar ou declaração de inidoneidade, encaminhará o processo ao respectivo Diretor para que proceda conforme o disposto no item 15.10.

15.21   Após a publicação da sanção, a Contratada terá 5 (cinco) dias úteis para apresentar o recurso uma única vez.

15.22   Os recursos serão apreciados pelo Diretor da Unidade Requisitante quando a sanção recorrida for de advertência ou de multa. O Diretor-Presidente apreciará os recursos para as demais sanções.

15.22.1 Não cabe recurso da decisão citada no item acima.

15.23   Caso o Contrato seja omisso quanto a Sanção, o Gestor aplicará as previstas na Lei.

= 16        Do Aditivo Contratual =

16.1     Os Contratos poderão sofrer acréscimos ou supressões de seu objeto e/ou de seu prazo de vigência.

16.2     Não haverá aditivo contratual que modifique o objeto do Contrato, sob pena de ser interpretado como ato atentatório ao procedimento licitatório.

16.3     Somente poderão ser prorrogados os Contratos que contenham cláusulas que permitam sua prorrogação no Instrumento Convocatório ou no próprio Termo de Contrato.

16.3.1  O aditivo do objeto contratual se limitará a acrescer ou suprimir as quantidades ou os valores do objeto do Contrato.

16.4     O acréscimo do objeto do Contrato, de maneira nenhuma excederá ao percentual de 25% do valor original.

16.5     É permitida a supressão superior a 25% do valor original do Contrato, desde que haja consentimento prévio e expresso da Contratada.

16.6     É vedada a dilatação da vigência do Contrato por prazo superior a 60 meses da data de sua assinatura, devendo ser convocada nova licitação, para atender os serviços que precisarem ser executados após esse prazo.

16.7     O Gestor, no caso de aditivo de Contrato obedecerá ao seguinte roteiro:

a)         consultar, formalmente, a Contratada acerca do interesse em aditivar o Contrato;

b)         elaborar Nota Técnica contendo:

I.     a vantagem do aditamento;

II. o novo prazo de vigência, caso haja necessidade alteração do prazo;

III. quais itens do objeto contratual serão aditivados, caso haja necessidade de supressão ou acréscimo do objeto;

IV. histórico do Contrato que demonstre a correta execução do Contrato por parte da Contratada.

V.     estimativa do reforço contratual, caso seja necessário;

c)                 submeter a proposta do chefe da Unidade Requisitante e do Respectivo Diretor;

d)                solicitar a verificação de previsão orçamentária para contemplar o aditivo;

e)                 encaminhar a Gerência de Contatos para elaboração de Minuta do Termo Aditivo;

f)                  submeter a Minuta citada acima à análise da Assessoria Jurídica - ASJUR;

g)                submeter a Minuta à apreciação da Diretoria Executiva para que aprove o aditamento;

h)                solicitar  a SUDEN que emita a respectiva Nota de Empenho com as assinaturas devidas;

i)                  encaminhar o processo à Gerência de Contratos e Convênios - GECOC para que celebre o aditamento em Termo próprio e proceda a sua publicação oficial.

j)                  devolver o processo ao Gestor.

16.8     Por se tratar de procedimento passível de Normatização ulterior por órgãos superiores poderá o roteiro acima ser alterado para atender às especificidades singulares do Contrato.

16.9     O processo de Aditamento contratual deve ser iniciado com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias do fim do Contrato.

= 17        Do Apostilamento =

17.1     Os fatos ocorridos durante a execução Contrato que não ampliam ou suprimam o seu objeto ou o prazo de vigência serão registrados por meio de apostila, a exemplo de:

a)         Alteração ou retificação dos sujeitos do Contrato, de seus procuradores, bem como de suas qualificações.

b)         Aplicação de penalidade prevista no Contrato ou na Lei.

c)         Reajustamento.

d)         Repactuação que não ocorrer concomitantemente com prorrogação de prazo de vigência ou ampliação ou supressão do objeto do Contrato.

17.2     A alteração dos sujeitos do Contrato, citada no item acima, somente será possível quando o Contrato ou o Instrumento Convocatório expressamente permitirem.

= 18        Da Repactuação =

18.1     A Repactuação é cabível aos Contratos de prestação de serviços continuados que sofreram elevação dos custos de mercado.

18.2     A Repactuação deve ser solicitada pela Contratada, sendo vedada sua concessão sem requisição prévia.

18.3     A Contratada somente terá direito a requerer a Repactuação depois de decorridos 12 meses da data da proposta apresentada no processo licitatório.

18.3.1  As Repactuações seguintes obedecerão ao interregno mínimo de 12 meses da data da última Repactuação.

18.4     A Repactuação, em regra, é formalizada por meio de Apostilamento.

18.4.1  Se a Repactuação coincidir com o momento de alteração do prazo de vigência do Contrato ou com supressão ou acréscimo de seu objeto será formalizado por Termo Aditivo.

18.5     Quando a Repactuação envolver mais de uma categoria profissional, com data-base diferenciada, será dividida em tantos quantos forem os acordos, dissídios ou convenções coletivas.

18.6     A Repactuação poderá ser dividida em tantas parcelas quantas forem necessárias em respeito ao princípio da anualidade do reajuste dos preços da contratação, podendo ser realizada em momentos distintos para atender às variações de custos que tenham sua anualidade resultante em datas diferenciadas.

18.7     O processo de Repactuação obedecerá ao seguinte roteiro mínimo:

a)         a Contratada solicita a Repactuação, com a justificativa do pedido e os documentos comprobatórios da elevação dos custos;

b)         o Gestor manifesta-se por meio de Nota Técnica confrontando os valores solicitados e o que realmente a Contratada tem direito;

c)         o Gestor submete o pedido à análise do chefe da Unidade Requisitante e do respectivo Diretor;

d)         o Gestor submete o pedido à Superintendência de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional - SUDEN para que se manifeste sobre a existência de disponibilidade orçamentária;

e)         o Gestor encaminha o processo à Gerência de Contratos e Convênios - GECOC para a elaboração da minuta do Termo de Apostilamento (ou Termo Aditivo, caso se refira à situação regulada no item “18.4.1”);

f)         a Minuta é submetida à apreciação da Assessoria Jurídica - ASJUR;

g)         o Gerente de Contratos encaminha o processo para o Diretor de sua Unidade para que submeta o pedido à apreciação da Diretoria Executiva - DIREX;

h)         o Gerente de Contratos solicita à SUDEN que emita a respectiva Nota de Empenho com as devidas assinaturas;

i)          a DIREX devolve o processo à GECOC para proceder a elaboração do respectivo Termo, recolhimento das assinaturas e publicação oficial da Repactuação.

j)         o Gerente de Contratos devolve o processo ao Gestor.

= 19        Do Recebimento =

19.1     O Recebimento Provisório e o Definitivo ocorrerão conforme o previsto no Contrato.

19.2     Em se tratando de obras e serviços, o Recebimento Provisório será realizado pelo Fiscal do Contrato responsável por seu acompanhamento, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita da Contratada;

19.3     Em se tratando de compras ou de locação de equipamentos, o Recebimento Provisório será realizado pelo Fiscal do Contrato responsável por seu acompanhamento, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação.

19.4     Em se tratando de obras e serviços, o Recebimento Definitivo será realizado por empregado ou comissão designada pela VALEC para esse fim, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais.

19.4.1  O prazo citado no item acima não poderá exceder a 90 (noventa) dias, salvo em casos excepcionais, devidamente justificados e previstos no edital.

19.5     Em se tratando de compras ou de locação de equipamentos, o Recebimento Definitivo será realizado após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação.

19.6     Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento se dará mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo.

19.7     O recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela solidez e segurança da obra ou do serviço, nem ético-profissional pela perfeita execução do Contrato, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo Contrato.

19.8     Poderá ser dispensado o Recebimento Provisório nos casos previstos no Contrato ou no Instrumento Convocatório.

19.8.1  Nos casos previstos no item acima, o recebimento será feito mediante recibo.

= 20        Do Encerramento do Contrato =

21.1     Após a última medição, tendo o Contrato já sido recebido e não havendo pendências não sanadas, deverá o Gestor proceder à iniciação do processo de encerramento do Contrato.

21.2     Nos Contratos de obra, antes de proceder ao seu encerramento, o Gestor deverá consultar às Unidades de Controle e Auditoria Interna a acerca de pendências contratuais.

21.3     Não havendo restos a pagar e inexistindo pendências, o Gestor deverá encaminhar o processo à Gerência de Contratos e Convênios para que celebre o Termo de Encerramento do Contrato.

21.4     O processo para encerramento do Contrato deverá conter obrigatoriamente:

a)         Manifestação da Contratada de que não existem pagamentos pendentes;

b)         Nota Técnica do Gestor contendo o relatório da execução do Contrato, declaração da inexistência de débitos, multas, penalizações e pagamentos pendentes, conveniência na celebração do encerramento e declaração de inexistência de pendências contratuais não sanadas.

c)         Declaração de baixa na Ficha de Controle de Contratos - FCC e no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAF pela Superintendência Financeira – SUFIN.

d)         Declaração de baixa do Saldo de Empenho pela Superintendência de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional - SUDEN;

e)         Manifestação da Assessoria de Controle - ASSEC declarando a inexistência de pendências junto aos órgãos de controle da Administração Pública.

f)         Autorização do Diretor da Unidade Requisitante.

= 21        Do Reconhecimento de Dívida =

21.1     O reconhecimento de Dívida é exceção à regra de gestão de Contratos da VALEC, devendo ser evitada por todos os meios existentes pelo Gestor, Fiscal e demais instâncias.

21.2     As dívidas com execução contratual fora do prazo de vigência, fora do objeto do Contrato ou sem saldo contratual prévio serão pagas por Reconhecimento de Dívida.

21.3     Após a liquidação será instaurada sindicância para apurar as responsabilidades pelo Reconhecimento de Dívida.

21.4     Será instaurado Processo Administrativo Disciplinar para aplicar as penalidades administras cabíveis aos responsáveis apontados pela sindicância citada no item acima.

= 22        Complementação ou Renovação de Garantia =

22.1     Com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias da data de encerramento do prazo da Garantia Contratual ou por necessidade de complementação do valor, o Gestor de Contrato deverá solicitar, expressamente que a Contratada proceda à renovação, ou a complemente, dependendo do caso, da Garantia Contratual.

22.2     O Gestor deverá submeter à nova garantia à apreciação da Assessoria Jurídica - ASJUR e da Superintendência Financeira - SUFIN.

22.2.1  Não será permitida a liberação de nenhum valor para pagamento do Contrato sem prévia manifestação favorável das Unidades citadas no item acima.

= 23        Das Penalidades =

23.1     As denúncias sobre as irregularidades apontadas serão objeto de apuração de responsabilidade em procedimento administrativo.

23.2     As eventuais responsabilidades por irregularidades praticadas durante o acompanhamento do Contrato serão apuradas conforme estabelecido na Norma Geral de Sindicância Administrativa da VALEC.

23.3     As penalidades administrativas serão definidas conforme o estabelecido na Norma Geral de Deveres dos Empregados, Proibições e Penalidades NGL- 3.03.00.15.002.

23.4     O Fiscal, o Gestor, o Coordenador de Gestão de Contratos, a Chefia da Unidade Requisitante o respectivo Diretor e o Diretor-Presidente respondem penal, civil e administrativamente por ação ou omissão realizadas durante a execução do Contrato em discordância com esta Norma, com a Lei e com os Princípios que regem a Administração Pública.

23.4.1  Será alcançado o patrimônio pessoal dos agentes citados no item acima para indenizar a VALEC pelos danos causados por sua ação ou omissão.

23.5     O Fiscal e o Gestor de Contratos não serão responsabilizados por irregularidades às quais tenham alertado prévia e expressamente à chefia da Unidade Requisitante ou o respectivo Diretor e não tenha sido tomada nenhuma providência.

= 24        Disposições Finais =

A inobservância desta Norma acarretará a responsabilidade administrativa, civil e penal, devendo ser instaurada, de imediato, pela autoridade competente, sindicância para apuração de eventual falta de que se venha a ter ciência.

= 25        Vigência =

= Esta Norma foi aprovada pelo Conselho de Administração - CONSAD e registrada na Ata nº __________/__________, entrando em vigor a partir desta data, revogadas as disposições em contrário.☁ =